7 manieren waarop lean management in 2019 van toegevoegde waarde kan zijn voor jouw organisatie

7 manieren waarop lean management in 2019 van toegevoegde waarde kan zijn voor jouw organisatie

Het nieuwe jaar is begonnen, je hebt ambities en doelen voor het nieuwe jaar. Een mooi moment om na te denken over hoe je dit allemaal waar gaat maken. In de vorige blog bespraken we de betekenis, herkomst en hedendaagse implementatie van het begrip ‘lean management’ al. In deze blog gaan we dieper in op het begrip lean management en geven we zeven manieren waarop lean management in 2019 van toegevoegde waarde kan zijn voor jouw organisatie!

Het belang van lean management in cijfers

Dat de lean-methodiek wereldwijd aan terrein wint, is inmiddels duidelijk. Zo blijkt ook uit een onderzoek van KPMG onder Nederlandse bedrijven: hieruit blijkt dat 51 procent van de 269 onderzochte bedrijven al bezig is met lean management. 90 procent van deze groep heeft als doel de kwaliteit en de productiviteit verhogen, waar kostenverlaging voor 85 procent ook een belangrijke reden is. Wel moet worden gezegd dat de grootste groep, zo’n 40 procent, de lean-methodiek drie jaar of minder toepassen. Ruim 30 procent past lean al drie tot vijf jaar toe en zo’n dertig procent gebruikt lean al langer dan vijf jaar.

Het belang van lean management
Wanneer lean management op de juiste manier wordt toegepast, kan het een hoop positieve veranderingen met zich meebrengen. Zo blijkt uit onderzoek dat het voortdurend aanpakken en oplossen van verspillingen het volgende oplevert:

  • De doorlooptijd neemt tot 75 procent af (gemeten resultaat).
  • De leverbetrouwbaarheid stijgt met dertig procent (gemeten resultaat).
  • De kwaliteit stijgt en het aantal fouten/klachten neemt af met 80 procent.
  • De kosten dalen tot 40 procent (gemeten resultaat).

In Nederland valt er op het gebied van lean echter nog veel winst te behalen. Lean is namelijk op te delen in drie stadia: beginner (eerste ervaring), intermedius (lean is onderdeel van het dagelijks werk) en expert (cultuur van continu veranderen en verbeteren). Volgens datzelfde onderzoek bevindt 40 procent van de bedrijven zich in het eerste stadium, 55 procent zich in het tweede stadium en slechts 5 procent bevindt zich in het derde stadium. Kortom: het begin is er, maar er mag nog een hoop gebeuren.

Hoe kan lean management van toegevoegde waarde zijn voor jou?

Dat lean management van nut kan zijn, dat weet je inmiddels. Maar op welke manier je lean management kunt inzetten zodat het van toegevoegde waarde is kan nogal verschillen. Zo zijn er verschillende methoden die voor een verbetering van de processen kunnen zorgen. Waar de een is gericht op strategische planning, is de ander gericht op het continue verbeteren van je processen. Maar één ding hebben alle tools gemeen: ze zijn allemaal gericht op continue verbetering. Want veranderingen en toenemende (klant)eisen zijn een constante factor. En om relevant te blijven moet je wel verbeteren, met welke tool dat dan ook is.

Hoshin Kanri

Hoshin Kanri is een lean-procesverbeteringsmethode gericht op strategische planning en dient als perfect hulpmiddel om een procesverbeterplan op te stellen. Deze lean-methodiek gaat langs alle lagen in een bedrijf, zodat elke laag relevante input kan geven. Het ideale scenario zou dan ook ook zijn dat iedere laag feedback en aanvulling kan geven, zodat er een complete en gedragen tactiek ontstaat. De Hoshin-Kanri-methode bestaat uit zeven belangrijke stappen:

  1. Stel een duidelijke bedrijfsvisie op.
  2. Ontwikkel baanbrekende doelstellingen.
  3. Ontwikkel jaarlijkse doelstellingen.
  4. Positioneer de jaarlijkse doelstellingen.
  5. Implementeer de jaarlijkse doelstellingen.
  6. Voer een maandelijkse evaluatie uit.
  7. Voor een jaarlijkse evaluatie uit.

Portfolio Kanban

Portfolio Kanban is een lean-procesverbeteringsmethode die is ontwikkeld om het vermogen om waarde te leveren aan de eindklant te verbeteren. Het idee is dat iedere workflow wordt gevisualiseerd op een speciaal Kanban-bord en iedere ‘grote’ opdracht wordt opgedeeld in taken die niet meer dan een paar dagen duren om te verwerken. Een Kanban draait om een aantal principes: visualisatie, het beperken of opbreken van taken en het managen van flow.

De volgorde van een Kanban-bord is als volgt:

  1. Stories: beknopte beschrijving van de taak en waarom deze nodig is.
  2. To-to: welke afdeling moet welke taak wanneer uitvoeren?
  3. In progress: aan deze taak wordt momenteel gewerkt.
  4. Testing: deze taak kan worden getest en, indien nodig, bijgewerkt.
  5. Deploy: live zetten van de taak.

Kanban bord

5S-methode

De 5S-methode is gericht op verbetering van de werkplek. Door deze te optimaliseren, worden verspillingen tegengegaan en wordt de efficiëntie verbeterd. 5S refereert aan vijf Japanse woorden, maar kan ook in het Nederlands worden toegepast. De vijf punten zijn als volgt:

  1. Seiri: scheiden en opruimen.
  2. Seiton: sorteren en ordenen.
  3. Seis: schoonmaken en inspecteren.
  4. Seiketsu: systematiseren en standaardiseren.
  5. Shitsuke: standhouden en veranderingen vasthouden.

Door deze vijf punten door te voeren, zorg je dat de werkplek een schone, opgeruimde en overzichtelijke plek is die efficiënt en veilig is ingericht.

Plan-Do-Check-Act (PDCA-cyclus)

De plan-do-check-act-cyclus is de meestgebruikte methode voor een continue (proces)verbetering. De PDCA-cyclus is een iteratieve benadering om producten, mensen en diensten continu te verbeteren. Het belangrijkste aan de cyclus is dat, na het uitvoeren van het plan, objectief wordt gemeten en gecheckt, zodat er in de act-fase kan worden bijgesteld waar nodig. Alleen wanneer dit goed wordt gedaan, kan er een verbetering worden geforceerd.

Heijunka

Heijunka is Japans begrip en betekent letterlijk vertaald ‘nivellering’. Het idee achter heijunka is om een productienivellering te bereiken, om op deze manier een stabiele flow in de productie te forceren. Wanneer heijunka juist wordt toegepast, worden goederen met een constante snelheid geproduceerd, zodat de verwerking op een constante en voorspelbare snelheid kan worden uitgevoerd.

Heijunka kan worden uitgeoefend door de klantvraag te analyseren en de verwerking op grond van de analyse te reguleren. Wanneer dit goed wordt gereguleerd, zal de gemiddelde doorlooptijd enorm afnemen.

5 Whys

Deze techniek is een effectieve oorzaakanalyse-tool en kan helpen om procesverbetering te bereiken. Eigenlijk is de 5-Whys-techniek heel simpel: men stelt de vraag “waarom?” vijf keer, zodat je wordt gedwongen na te denken over redenen waarom iets gebeurt. Deze techniek dient niet alleen te worden toegepast wanneer iets misgaat, maar ook wanneer iets wel goed gaat. Door de vraag “waarom?” vaak te stellen, blijf je alert en kun je oorzaken op diverse niveaus makkelijker traceren.
5 whys

Gemba Walk

De laatste tool is een uitnodiging om samen te gaan kijken waar het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Observeer het proces en ontdek samen mogelijkheden tot verbetering. Deze tool is vooral handig binnen de grotere bedrijven en heeft drie hoofdcomponenten:

  1. Ga de werkvloer op en bekijk hoe het team te werk gaat.
  2. Praat met het team en vraag naar de problemen die ze ervaren.
  3. Waardeer de mening en expertise van de mensen.

Op deze manier kun je er op een hele eerlijke wijze achterkomen waar jij als leidinggevende aandacht aan kunt schenken, zodat de processen nog soepeler gaan verlopen.

Uitproberen

Wij begrijpen dat je natuurlijk niet iedere methode of tool kunt toepassen, omdat gewoonweg niet iedere methode binnen jouw organisatie past: de een past beter bij een grote organisatie, de ander beter bij een kleinere. Ook kan het lastig zijn om te bepalen welke methodiek zich leent voor jouw organisatie.

Daarom willen we hier bij Change Department met liefde helpen! Wil je hulp bij het bepalen van de ideale methode voor jouw bedrijf? Klik dan hier!