Aan de slag met je team – wat is een retrospective?

Wat is een retrospective?

Een retrospective is een kans voor het team om terug te kijken op de eigen prestaties en met een verbeterplan te komen voor de volgende periode. Er wordt gereflecteerd – los van de inhoud – op het teamproces, de werkwijze, middelen en de onderlinge relaties.

Zo’n retrospective is erg belangrijk, aangezien het zorgt dat een team na iedere periode beter kan worden. Teams doen dit door antwoorden te vinden op de vragen:

1. Wat ging er goed?
2. Wat ging er niet goed en zou verbetert moeten worden?
3. Welk plan maken wij als team om verandering of verbetering in onze manier van werken door te voeren?

De retrospective is een meeting van en voor het team waarin leren en tot actie een belangrijke plek innemen. Goede retro’s leiden tot nieuwe inzichten, kennis en ervaring voor het hele team. Ook stellen goede retro’s teams in staat die inzichten en nieuwe kennis om te zetten in veranderingen

Waar zit de meerwaarde van een retrospective?

Teams kijken in een retro terug op hun eigen prestaties en de manier waarop die tot stand is gekomen. Vervolgens bepaalt het team wat zij zelf gaat doen om verbeteringen aan te brengen. Dat betekent dus dat de toegevoegde waarde zich op veel verschillende manieren voor kan doen.

• Heel tastbaar: een hogere kwaliteit, een kortere doorlooptijd of een verbeterde productiviteit.
• Of juist veel minder tastbaar maar net zo belangrijk: een betere samenwerking, meer teamgevoel, meer autonomie of plezier.

In de praktijk hebben we genoeg teams gezien die op deze vlakken voortgang hebben geboekt. Hierover kan je bijvoorbeeld lezen in deze case. Dat betekent echter niet dat dat vanzelf ging of met 1 retro al voor elkaar was. Verbeteringen doorvoeren kost tijd en energie. Als teams echter de discipline kunnen opbrengen om regelmatig een retro te houden, dan zie je op de meeste vlakken vooruitgang. Gegarandeerd.

Wie nodig ik uit voor een retro?

In het Agile manifesto staat in het twaalfde principe (….) het team denkt regelmatig na over hoe ze effectiever kunnen worden en past haar gedrag daarop aan. De retrospective is daarmee van en voor het team. Dat is een mooi startpunt en zal voor de meeste retro’s die je houdt, ook voldoende zijn. Veiligheid en intimiteit zijn voor veel teams belangrijk en de inmenging van mensen buiten het team (bijvoorbeeld een direct leidinggevende) draagt daar niet altijd aan bij.

Werk je volgens het scrum framework dan nodig je waarschijnlijk het ontwikkelteam, de scrummaster en de product owner uit. Werk je in een service omgeving, dan heb je misschien een vast team met collega’s. Of je werkt op projectbasis en dan heb je een projectteam.

Toch kan het geen kwaad om zo nu en dan mensen van buiten te betrekken. Als je als team aan de slag gaat met jullie manier van werken, dan ben je vaak voor jullie succes afhankelijk van derden. Nodig waar het kan dus vooral mensen van buiten het team uit. Het houdt je als team vaak ook fris en scherp en het geeft de kans om verbeteringen op bijvoorbeeld organisatie niveau aan te pakken.

De flow van een retrospective

Er zijn talloze redenen waarom teams er niet in slagen om goede retrospectives te houden. Het gaat alleen over de inhoud, het ontaardt in geruzie, er worden geen knopen doorgehakt, er is een dominante collega die iedereen overstemt…. We zijn ze allemaal wel in enige vorm tegen gekomen.

Wat opvalt is dat de meeste teams geen plan hebben hoe ze hun retro aan moeten pakken. Het gevolg is dat ze daardoor ook de doelstellingen niet halen. In hun boek Agile retrospectives, making good teams great reiken Esther Derby en Diana Larsen een heel effectieve aanpak aan die bestaat uit vijf stappen:

1. Set the stage – met deze stap bereidt het team zich voor op de retro. Settings the stage kan zal zo simpel zijn als de persoonlijke check in, het delen van het doel van de retro en bespreken van de werkvorm en draagt bij aan betrokkenheid en veiligheid

2. Gather the data – deze stap helpt om een gedeeld beeld te scheppen wat er gebeurd en gepresteerd is in de afgelopen periode. Deze informatie helpt het team zich te focussen op mogelijke veranderingen.

3. Generate Insights – in deze stap evalueert het team de data en gaat het op zoek naar grondoorzaken. Dit is de stap waarin het team betekenis geeft.

4. Decide what to do – Waar de vorige stappen nog terugkeken, verlegt deze stap de focus meer naar de volgende periode. Hier komt het team met mogelijke acties, experimenten, plannen. Hier prioriteert het team en stelt het zichzelf een concreet doel om te verbeteren.

5. Close the retro – deze stap biedt het team een moment van reflectie en mogelijkheid om waardering uit te spreken.
Door iedere keer deze stappen te volgen ontstaat er routine en weten teams zeker dat de retro ook waarde oplevert.

Follow up

Met deze vijf stappen ben je echter nog niet klaar met je retro. Zoals we al schreven, het doel van een retro is om in een flow van continu verbeteren te komen. Dat betekent dus dat er wel echt iets gedaan moet worden met de uitkomsten.
In principe leiden retro’s tot acties. Acties die in de periode kort na de retro doorgevoerd kunnen worden. Gebruikt jouw team een Kanban bord om het werk mee te managen. Zet daar dan de actie op. Maak de actie SMART en volg op.

Wat we in de praktijk nog wel eens zien is dat er wel een actie is geformuleerd, maar dat er niet op doorgepakt wordt. De vraag is dan of je als team je aan de juiste actie hebt gecommitteerd. Het mooiste is als je als team in een flow komt en de uitkomsten van de vorige retro kort aanstipt aan het begin van de volgende retro. Hiermee maak je de cirkel rond. Mocht het niet gelukt zijn, dan kan je als team daar op bijsturen.

Wie faciliteert de retro?

Goede vraag. Als we ervan uitgaan dat de retro van en voor het team is, dan mag je veronderstellen dat het team dit zelf organiseert. In de praktijk komen we dat tegen, maar vaker nog zien we teams de hulp inschakelen van een teamcoach of scrummaster. Dienend leiderschap zit vaak diep ingebakken in de rol die deze personen vervullen en zij zullen zich makkelijk volledig ten dienste stellen van de ontwikkeling van het team. Dat kan ook omdat zij zich primair op het proces van de retro richten. Zo stellen zij het team in staat zich op elkaar te richten.

Een ‘externe’ teamcoach is vaak ook beter in staat om teamdynamiek te lezen, de moeilijke vragen te stellen en zo de olifant in de kamer te helpen benoemen. Dat neemt niet weg dat ieder team er naar moet streven de retro’s zo veel mogelijk ook zelf te faciliteren. Simpelweg omdat het leuk is om te doen, je als facilitator ervaart hoe het is om even los te zijn van de inhoud en omdat je als facilitator de werkvormen kiest.

Werkvormen

Okay, je weet nu dat een retro altijd vijf vaste stappen volgt. Maar dat wil niet zeggen dat iedere retro op precies dezelfde manier verloopt. In tegendeel. Iedere retro heeft een bepaald doel en bij dat doel past de ene werkvorm beter dan de andere. Een goede facilitator zoekt werkvormen die het team vooruit helpen.
Het internet staat vol met werkvormen en we nodigen je vooral uit om veel te gaan experimenteren. Een goed startpunt is Retromat. Hier vindt je tientallen werkvormen per stap.

Hoe vaak houden we als team een retro?

Als je het scrum framework volgt, dan plan je een retro iedere keer dat je een sprint sluit. Dat kan twee- of driewekelijks zijn. In de praktijk komen we vaak ook andere momenten tegen. Bijvoorbeeld als er iets speelt in het team. Er is een probleem dat niet zomaar op te lossen is. Of als het team onder hoge druk staat om te presteren en snelle slagen wil maken.

Retro’s op afstand

Sinds een paar maanden werken teams allemaal op afstand van elkaar. Thuis, aan de keukentafel. Vindt veel afstemming plaats via Teams of andere videodiensten. Hoe houd je dan de verbinding met elkaar? En heeft het dan nog zin om retro’s te houden?
Ja, juist nu is de retrospective een ontzettend belangrijk event voor teams. Niet alleen omdat de verandering zelf heel groot is geweest, maar ook omdat veel bestaande patronen en gewoontes van teams zijn weggevallen.

Gelukkig zijn er allerlei platformen waar teams bij elkaar kunnen komen en, al dan niet onder begeleiding van een teamcoach, hun retro kunnen houden.

Wij hebben er een paar voor je getest. Zo kan je bijvoorbeeld bij Mural verschillende templates vinden voor retro’s. Daarnaast is dit een platform die ook brainstorming goed ondersteund. Retrium biedt verschillende werkvormen aan en is krachtig in het ondersteunen van de stappen in het proces. En je zou eens kunnen kijken bij Funretro.io. Hun missie is: empower teams to reflect on their way of working. And to continuously become better in what they do. Ze hebben hiervoor een mooie tool ontwikkeld met veel aanpassingen mogelijkheden. Eenvoudig in gebruik.