Zelforganiserende teams en leiders – tips
Stel, jouw organisatie besluit de stap naar zelforganiserende teams te zetten. Leiders krijgen meer teams en andere verantwoordelijkheden. Een goede ontwikkeling. Maar helaas zien wij in de praktijk vaak dat deze managers weinig duidelijkheid krijgen over wat er van hen wordt verwacht. Moeilijk. Vooral als je eerst functioneerde als eindbeslisser boven vijftien man, waar je nu vijftig zelfsturende professionals richting high performing moet managen. Daarom geven we in deze blog tips voor leiders en zelforganiserende teams en hoe een succes te maken van zelforganisatie. En met wat voor veranderingen je rekening moet houden.
De punten hieronder zijn een mix van eigen ervaring bij een opdrachtgever en het lezenswaardige boek: De bijenherder van Rini van Solingen.
Onze omgeving wordt steeds complexer en veeleisender. Hierdoor werken traditionele manieren van organiseren steeds minder goed. Voor veel organisaties is dit een reden om, al dan niet in combinatie met Agile, werk te maken van zelfsturende teams. Zo kunnen teams sneller inspelen op veranderende omstandigheden en klanteisen en kan er eerder en meer geleverd worden. Maar wat zijn zelforganiserende teams nu precies?
Zelforganiserende teams uitgelegd
We schreven al eerder een blog over high performing teams. Binnen deze teams zie je al veel kenmerken van zelfsturende teams terugkomen. Maar waar het bij zelfsturende teams echt om gaat, is dat de verantwoordelijkheden en de ruimte om zelf te beste oplossingen te kiezen, bij de teams ligt. De mensen die iedere dag in contact staan met de klant, zitten zelf aan de knoppen binnen de processen. Zíj worden dagelijks geconfronteerd met complexe vraagstukken, dus zíj weten ook wat de beste oplossing is, toch?
Juist. Want als je die teams een hoge mate van autonomie geeft, zal dat zorgen voor meer betrokkenheid en eigenaarschap. De teamleden bepalen immers hun eigen succes. Maar dat zijn de teams. Je bent natuurlijk benieuwd welke veranderingen het leiderschap in deze transities doormaakt.
Tips en veranderingen voor leiders
Als leider zie je het als jouw taak om anderen beter te maken, het zelf organiserend vermogen te vergroten en om sneller, beter en meer te leveren. Maar waar ligt voor deze leiders de uitdaging? We zien een aantal veranderingen, over hoe een leidinggevende zijn rol invult, steeds terugkeren.
Kaders stellen
In essentie komt het erop neer dat jij als leidinggevende bepaalt wat en waarom er gepresteerd moet worden. De teams bepalen vervolgens hoe ze dat het beste kunnen doen. Dit doe je door kaders te stellen:
- Kaders stellen betekent veel investeren in wat je precies van teams verwacht en waar ze zelf beslissingen over mogen nemen. De grootste uitdaging is om teams doelstellingen mee te geven die zo SMART zijn, dat de leden zelf vast kunnen stellen of ze deze doelen gaan halen;
- Vind een balans tussen het vasthouden en loslaten van teams, gebaseerd op hun ervaringen en prestaties.
Kort-cyclische feedback
Zorg voor kort cyclische feedback-loops op de geleverde prestaties – als je gaat zeilen, ben je immers ook continu bezig met het controleren van je koers, om vervolgens bij te sturen richting je bestemming. Belangrijke tips om dit te bereiken zijn als volgt:
- Verwacht concrete resultaten van je teams, op vaste momenten. Het liefst met een hoge frequentie, zodat je snel ziet wat de voortgang is en wat wel en niet werkt;
- Breng een vast ritme aan in de overige processen. Praat met je teams op vaste tijden en in vaste rituelen over hun prestaties. Dit zorgt voor voorspelbaarheid en duidelijkheid aan beide kanten;
- Daag je teams uit om de doorlooptijden van de processen, en de ouderdom van de werkvoorraden, terug te dringen zodat ze snel en veel kunnen leveren. Dit zorgt niet alleen voor een toename in klanttevredenheid; het maakt het voor teams ook leuker en uitdagender om aan het werk te zijn.
Leer op je handen te zitten
Teams gaan het echt anders aanpakken dan je misschien zelf zou doen. Maar dat is niet erg. Zorg daarom dat je de volgende punten in acht houdt:
- Leg je focus op het resultaat. De manier waarop dat tot stand komt, kan zeker in het begin van zelforganisatie inefficiënt en chaotisch zijn, maar op termijn leren teams juist in deze fase het meest;
- Stimuleer de teams om hun eigen stijl te ontwikkelen door gebruik te maken van allerlei overleggen. Laat de teams dit wel op hun eigen manier invullen. Dagstarts, retrospectives en visualisaties. Teams ontwikkelen hun eigen stijl en cultuur daarin, vinden zelf uit wat voor hen werkt en niet werkt;
- Het ingrijpen op het juiste moment. Te vaak zien we leidinggevenden te vroeg ingrijpen bij de teams. Vooral wanneer het chaotisch dreigt te worden. Maar zoals we hierboven al schreven: het draait om de prestaties. Dus help je teams vooral als je vaststelt dat de prestaties achterblijven en teams zelf niet in actie komen, maar laat ze meester worden over hun eigen chaos. Daar komen de beste ideeën uit voort.
Wees voorwaardenscheppend voor een topprestatie:
- We schreven al eerder over continu verbeteren en het verwijderen van impediments. Voor veel leidinggevende zit hier een grote verandering. Want als we ervan uitgaan dat de teams in huis hebben wat er nodig is om te leveren, wat ga jij dan doen? Aan de slag met het oplossen van grondoorzaken van problemen die buiten de teams liggen.
- Begin aan je eigen reis als dienend leider en focus je op de vraag wat de andere nodig heeft om beter te worden. Ga bijvoorbeeld veel meer aan de slag met het ontwikkelen van de expertise van bepaalde teamleden. Coach ze om hun volledige potentieel te benutten.
Het is aan jou
Als je de stap naar zelforganiserende teams maakt, betreed je een wereld van nieuwe mogelijkheden, zowel voor jou als voor je team. Deze verandering vraagt om een aanpassing in de manier waarop je leidt. Het gaat nu minder om het geven van directe instructies en meer om het ondersteunen van je team, zodat zij zelf de beste beslissingen kunnen nemen. Zie het als een avontuur waarin je leert om op een nieuwe manier te vertrouwen op de kracht en wijsheid van je team.
De sleutel ligt in luisteren, coachen en inspireren, zonder de teugels strak in handen te houden. Dit vraagt om moed en een beetje geduld, maar ook om vertrouwen in de capaciteiten van je team. Het is een kans om niet alleen de prestaties binnen je organisatie te verbeteren, maar ook om een diepere, meer bevredigende benadering van leiderschap te ontdekken. Elke stap die je zet, hoe klein ook, is een overwinning op dit pad naar zelfsturing.
Dit proces van verandering kan uitdagend zijn, maar het biedt ook kansen om te groeien en te leren, zowel voor jou als voor je team. Door open te staan voor deze nieuwe manier van werken, kun je een werkcultuur creëren die niet alleen productiever is, maar ook meer voldoening geeft. Het is jouw reis naar het worden van een leider die niet alleen resultaten behaalt, maar ook een positieve, duurzame impact heeft op het team. Stap voor stap, met vertrouwen en visie, leid je je team naar een toekomst vol mogelijkheden.
Verder praten?
Benieuwd hoe jij zelforganisatie binnen je managementteam succesvol kunt doorvoeren? Ben jij nu zelf leider van zelforganiserende teams, en kun je nog wel wat hulp of tips gebruiken? Ik geef diverse trainingen en coaching waarin deze onderwerpen aan bod komen. Neem gerust contact op voor meer informatie
Wellicht vind je dit ook interessant
-
Case study – OKR Implementatie
Succesvolle OKR implementatie bij multinational OKR’s organisatie breed, in een internationale context implementeren kan een uitdaging zijn. In deze case…
-
Verschillen input, output, outcome
Van Input naar Output en Outcome Het is ontzettend belangrijk om te weten wat je wilt bereiken en hoe je dit kunt meten. Maar om echt succesvol te zijn, moet je niet alleen weten hoeveel input en output er is, maar ook het uiteindelijke effect van wat je doet. Het draait immers om de impact…
-
Hoe bepaal je de juiste Objectives?
Een veel gehoorde vraag. Zowel in OKR trainingen als bij de voorbereiding op de volgende OKR cyclus. Het bepalen van de juiste onderwerpen waar je je Objectives op gaat schrijven, kan een uitdagende vraag zijn. En alhoewel er geen verkeerde keuzes zijn, kan het wel van invloed zijn op de impact die je in een cyclus wilt maken. Hoe…