Lean management 7 manieren voor meer focus, flow en resultaat

Het belang van lean management in cijfers

Dat de lean-methodiek wereldwijd aan terrein wint, is inmiddels duidelijk. Zo blijkt ook uit een onderzoek van KPMG onder Nederlandse bedrijven: hieruit blijkt dat 51 procent van de 269 onderzochte bedrijven al bezig is met lean management. 90 procent van deze groep heeft als doel de kwaliteit en de productiviteit verhogen, waar kostenverlaging voor 85 procent ook een belangrijke reden is. Wel moet worden gezegd dat de grootste groep, zo’n 40 procent, de lean-methodiek drie jaar of minder toepassen. Ruim 30 procent past lean al drie tot vijf jaar toe en zo’n dertig procent gebruikt lean al langer dan vijf jaar.

Wanneer lean management op de juiste manier wordt toegepast, kan het een hoop positieve veranderingen met zich meebrengen. Zo blijkt uit onderzoek dat het voortdurend aanpakken en oplossen van verspillingen het volgende oplevert:

1. De doorlooptijd neemt tot 75 procent af (gemeten resultaat).
2. De leverbetrouwbaarheid stijgt met dertig procent (gemeten resultaat).
3. De kwaliteit stijgt en het aantal fouten/klachten neemt af met 80 procent.
4. De kosten dalen tot 40 procent (gemeten resultaat).

In Nederland valt er op het gebied van lean echter nog veel winst te behalen. Lean is namelijk op te delen in drie stadia: beginner (eerste ervaring), intermedium (lean is onderdeel van het dagelijks werk) en expert (cultuur van continu veranderen en verbeteren). Volgens datzelfde onderzoek bevindt 40 procent van de bedrijven zich in het eerste stadium, 55 procent zich in het tweede stadium en slechts 5 procent bevindt zich in het derde stadium. Kortom: het begin is er, maar er mag nog een hoop gebeuren.

7 manieren waarop je lean management kunt inzetten

Dat lean management van nut kan zijn, dat weet je inmiddels. Maar op welke manier je lean management kunt inzetten zodat het van toegevoegde waarde is kan nogal verschillen. Zo zijn er verschillende methoden die voor een verbetering van de processen kunnen zorgen. Waar de een is gericht op strategische planning, is de ander gericht op het continue verbeteren van je processen. Maar één ding hebben alle tools gemeen: ze zijn allemaal gericht op continue verbetering. Want veranderingen en toenemende (klant)eisen zijn een constante factor. En om relevant te blijven moet je wel verbeteren, met welke tool dat dan ook is.

Hoshin Kanri

Hoshin Kanri is een lean-procesverbeteringsmethode gericht op strategische planning en dient als perfect hulpmiddel om een procesverbeterplan op te stellen. Deze lean-methodiek gaat langs alle lagen in een bedrijf, zodat elke laag relevante input kan geven. Het ideale scenario zou dan ook ook zijn dat iedere laag feedback en aanvulling kan geven, zodat er een complete en gedragen tactiek ontstaat. De Hoshin-Kanri-methode bestaat uit zeven belangrijke stappen:

1. Stel een duidelijke bedrijfsvisie op.
2. Ontwikkel baanbrekende doelstellingen.
3. Ontwikkel jaarlijkse doelstellingen.
4. Positioneer de jaarlijkse doelstellingen.
5. Implementeer de jaarlijkse doelstellingen.
6. Voer een maandelijkse evaluatie uit.
7. Voor een jaarlijkse evaluatie uit.

5S-methode

De 5S-methode is gericht op verbetering van de werkplek. Door deze te optimaliseren, worden verspillingen tegengegaan en wordt de efficiëntie verbeterd. 5S refereert aan vijf Japanse woorden, maar kan ook in het Nederlands worden toegepast. De vijf punten zijn als volgt:

1. Seiri: scheiden en opruimen.
2. Seiton: sorteren en ordenen.
3. Seis: schoonmaken en inspecteren.
4. Seiketsu: systematiseren en standaardiseren.
5. Shitsuke: standhouden en veranderingen vasthouden.

Door deze vijf punten door te voeren, zorg je dat de werkplek een schone, opgeruimde en overzichtelijke plek is die efficiënt en veilig is ingericht.

Plan-Do-Check-Act (PDCA-cyclus)

De plan-do-check-act-cyclus is de meest gebruikte methode voor een continue (proces)verbetering. De PDCA-cyclus is een iteratieve benadering om producten, mensen en diensten continu te verbeteren. Het belangrijkste aan de cyclus is dat, na het uitvoeren van het plan, objectief wordt gemeten en gecheckt, zodat er in de act-fase kan worden bijgesteld waar nodig. Alleen wanneer dit goed wordt gedaan, kan er een verbetering worden geforceerd.

Heijunka

Heijunka is Japans begrip en betekent letterlijk vertaald ‘nivellering’. Het idee achter heijunka is om een productienivellering te bereiken, om op deze manier een stabiele flow in de productie te forceren. Wanneer heijunka juist wordt toegepast, worden goederen met een constante snelheid geproduceerd, zodat de verwerking op een constante en voorspelbare snelheid kan worden uitgevoerd.

Heijunka kan worden uitgeoefend door de klantvraag te analyseren en de verwerking op grond van de analyse te reguleren. Wanneer dit goed wordt gereguleerd, zal de gemiddelde doorlooptijd enorm afnemen.

5 Whys

Deze techniek is een effectieve oorzaakanalyse-tool en kan helpen om procesverbetering te bereiken. Eigenlijk is de 5-Whys-techniek heel simpel: men stelt de vraag “waarom?” vijf keer, zodat je wordt gedwongen na te denken over redenen waarom iets gebeurt. Deze techniek dient niet alleen te worden toegepast wanneer iets misgaat, maar ook wanneer iets wel goed gaat. Door de vraag “waarom?” vaak te stellen, blijf je alert en kun je oorzaken op diverse niveaus makkelijker traceren.

Gemba Walk

De laatste tool is een uitnodiging om samen te gaan kijken waar het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Observeer het proces en ontdek samen mogelijkheden tot verbetering. Deze tool is vooral handig binnen de grotere bedrijven en heeft drie hoofdcomponenten:

1. Ga de werkvloer op en bekijk hoe het team te werk gaat.
2. Praat met het team en vraag naar de problemen die ze ervaren.
3. Waardeer de mening en expertise van de mensen.

Op deze manier kun je er op een hele eerlijke wijze achter komen waar jij als leidinggevende aandacht aan kunt schenken, zodat de processen nog soepeler gaan verlopen.