Hoe achterblijvende processen continu te verbeteren

Waarom begin je met continue verbetering?

De belangrijkste reden waarom je begint met het invoeren van continu verbeteren zit opgesloten in de vraag: ‘Kunnen we blijven leven met de status quo binnen de dagelijkse operatie?’ In veel gevallen is het antwoord nee. De kans bestaat dat je het nog heel eventjes volhoudt, dat wel. Maar om te blijven excelleren in deze snel veranderende wereld, doe je er goed aan om mee te veranderen. Daarom is het essentieel om je teams de principes van continue verbetering aan te leren.

Onze ervaring leert namelijk dat succesvolle teams altijd bezig zijn met het bereiken van het volgende prestatieniveau. Of de processen nu goed of slecht gaan, dergelijke teams hebben altijd oog voor het verbeteren van hun prestaties. Ze vinden manieren om slimmer te werken − niet per se harder − de kwaliteit van hun werk te verhogen en verspillingen, in de vorm van tijd, kosten en herwerk, terug te dringen.

Continu verbeteren in lean en agile

De praktijk van continu verbeteren − voortgekomen vanuit het Japanse ‘Kaizen’, wat zoveel betekent als ‘verandering voor beter’ − is een methode voor het identificeren van verbeteringsmogelijkheden en het stroomlijnen van processen. Dit kan van toepassing zijn op een individu, maar ook op teams en complete klantketens. Het principe van continue verbetering is binnen lean een hele belangrijke. Maar ook binnen agile zien we het vaak terugkomen in de korte iteraties tijdens sprints met feedback-loops.

Veel van de tools en technieken binnen agile en lean zijn goed te combineren met continue verbetering. Denk aan Kanban-borden die tot meer zichtbaarheid van impediments leiden. Maar wat voor soort verbeteringen zijn er eigenlijk mogelijk?

Wat voor soorten verbetering bestaan er?

Afhankelijk van de mate waarin het wordt doorgevoerd, kan continu verbeteren verschillende verbeteringen met zich meebrengen. Verschillende soorten verbetering zijn:

1. Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
2. Verhoging van de productiviteit;
3. Verlaging van de operationele kosten (vaak uitgedrukt in een afname van de hoeveelheid verspillingen);
4. Toename van de tevredenheid bij medewerkers;
5. Een hogere persoonlijke betrokkenheid van medewerkers;
6. Een hogere tevredenheid van klanten of zakenpartners.

Welke tools en technieken horen bij continu verbeteren?

Zoals eigenlijk met iedere verandering, moet je eerst bepalen wat de huidige status is. Wat gaat er goed, wat gaat er minder, waar zit het achterblijvende werk en de uitval en op welke punten loopt de druk op? Door antwoord te geven op deze vragen, traceer je de onderdelen waar naar verwachting de meeste impact gemaakt wordt tijdens de implementatie.

Om dit te doen, kun je kiezen uit een breed scala aan tools en technieken. Een overzicht hiervan vind je hieronder:

Value Stream Mapping – hiermee maak je een (deel van een) proces inzichtelijk, om knelpunten te identificeren en de flow te verbeteren;

• Value Analyse – voor iedere activiteit bepalen of het waarde toevoegt (voor de klant, noodzakelijk vanuit bedrijfsoogpunt of helemaal niet);

• Waste Workshops – om teams bewust te maken van de belangrijkste categorieën van verspilling (transport, voorraden, wachttijden, overproductie, tijdsbesteding, fouten en talentverspilling);

• 5 Why’s – vijf vragen om onderzoekende en effectieve probleemoplossing te stimuleren;

• Impact Matrices – met deze tool kun je alle verbeterideeën omzetten in acties die impact maken en kom je erachter hoeveel moeite het kost om iets op te lossen;

• A3 Problem Solving – om grotere verbeteringen zichtbaar en gestructureerd aan te pakken;

• Kanban-borden – het visualiseren van de flow, of het in kaart brengen van de ontbrekende flow;

• Plan-Do-Check-Act – de PDCA-cyclus is erop gericht om verbeterideeën in de praktijk te testen en bij te sturen waar nodig;

• Gemba Walks – leiderschap gaat kijken waar het werk wordt uitgevoerd. Observeer de werkzaamheden, praat met de mensen en ontdek samen waar er verbeterd kan worden.