Waarom Kanban ook voor jouw team weleens de oplossing kan zijn

Wat is Kanban?

De letterlijke betekenis van Kanban is visueel kaartje of waarschuwingskaart. Kanban is ontstaan als onderdeel van het Toyota Productie Systeem en werd oorspronkelijk gebruikt om onderdelen die nodig zijn in de productielijnen te matchen op voorraden. Zodra een voorraad onderdelen onder een bepaald niveau kwam, ging er een Kanban naar het magazijn. Vanuit daar konden ze precies de juiste materialen op tijd en op de juiste plek krijgen. In het magazijn hanteerde ze hetzelfde systeem om bij leveranciers bestellingen te plaatsen. Kanban heeft aan de basis gestaan van Just-In-Time in productieprocessen.

Tegenwoordig is Kanban is een heel praktische manier om structuur en overzicht aan te brengen in al het werk dat op teams afkomt. Kanban helpt teams met het aanbrengen van focus en laat zien welk werk de prioriteit heeft, zodat het werk makkelijk en snel doorstroomt. Veel toepassingen van Kanban zijn gebaseerd op het werk van David J. Anderson.

Daarnaast is Kanban gericht op het verbeteren van de efficiëntie van een team door heel duidelijk te maken welke taken prioriteit moeten krijgen binnen de teamprocessen. Het helpt ook de tijd van inactiviteit te verminderen door elk proces te analyseren en het beste uit de processtappen te halen.

Stop met starten, start met afmaken

Dit klinkt misschien als een open deur, maar in de praktijk komen we vaak precies het tegenovergestelde tegen. Veel teams hebben moeite met het opleveren van waarde omdat er wel steeds nieuw werk wordt opgestart, maar er onvoldoende werk wordt afgerond. Het onderhanden werk stapelt steeds verder op. Doorlooptijden stijgen, medewerkers verdelen hun aandacht over steeds meer taken waardoor energie verloren gaat, fouten toenemen en alles vastloopt. En als een team niet er niet in slaagt consequent en voorspelbaar waarde op te leveren, dan presteert zij niet optimaal.

Veel bedrijven die Kanban zijn gaan gebruiken, zijn er in geslaagd om hun overall prestaties te verbeteren en hun middelen slimmer in te zetten. Ze zagen de kwaliteit verbeteren waardoor klanten blijer werden, de snelheid en betrouwbaarheid van teams toenemen en de samenwerking en communicatie verbeteren.
Maar hoe zorgt Kanban er nu voor dat die omslag gemaakt wordt? Om die vraag te beantwoorden gaan we dieper in op vier basisprincipes (hoe je moet denken) en 6 kerngebruiken (wat je moet doen).

4 principes van Kanban

Bij de Kanban methode zoals we die tegenwoordig gebruiken voor veel kennis intensief werk, draait het om 4 basis principes. Als je met deze principes start, weet je dat je goed zit.

1. Begin met wat je nu doet – ongeacht hoe mooi of lelijk het is

Deze manier van denken is precies waarom Kanban zo goed past bij change. Het uitgangspunt is namelijk dat je moet weten wat je huidige situatie is, voordat je je naar je gewenste situatie kunt bewegen. Er zijn geen grote aanpassingen nodig vooraf, er gaat geen redesign of analyse aan vooraf. Het startpunt van deze manier van werken is de huidige workflow of proces. Dit is ook een belangrijke reden waarom het makkelijk is te starten.

2. Streef naar stapsgewijze verbetering. Evolutie dus, geen revolutie

Een van de problemen waarmee veel teams worstelen, is de enorme hoeveelheid werk die op ze afkomt. Als het team dan ook nog gevraagd wordt hun manier van werken te verbeteren, levert dat vaak weerstand op. Kanban is erop gericht die weerstand zo klein mogelijk te houden door stapsgewijze, kleine verbeteringen op de manier van werken aan te moedigen.

3. Respecteer de huidige set aan processen, rollen, verantwoordelijkheden en titels

Als het niet stuk is, hoeft het niet gerepareerd te worden. Erkennen dat er toegevoegde waarde zit in de huidige set aan processen, rollen, verantwoordelijkheden en titels, is een belangrijk principe van Kanban. Er zitten zonder twijfel waardevolle elementen in de huidige manier van werken die het waard zijn te behouden. Kanban moedigt je wel aan om met stapsgewijze verbeteringen aan de slag te gaan, maar verplicht je niet.

4. Moedig leiderschap en eigenaarschap op ieder niveau aan

Wij schreven er al eerder over, leiderschap is niet iets wat opgesloten zit in een functie of een titel. Iedereen in de organisatie kan op zijn eigen manier leiderschap en eigenaarschap tonen en Kanban moedigt juist dat aan. Je kunt het bijvoorbeeld terug zien in de initiatieven van individuele teamleden om in een betere flow te komen. Of in de mindset van het team om iedere dag een stukje beter te presteren dan de dag ervoor. Of omdat teamleden zich uitspreken en inzetten om de dienstverlening te verbeteren.

De 6 kerngebruiken van Kanban

Bij de implementatie draait het om 6 kerngebruiken. Laten we daar eens beter naar kijken.

1. Maak de workflow visueel

Welke stappen zijn er nodig om van klantvraag naar geleverde waarde te komen? Dat zijn de stappen die je boven in je Kanban zichtbaar maakt. Je maakt een visueel model van al je werk en de workflow laat je precies zien hoe werk van begin tot einde door het proces stroomt.
Een belangrijke reden om dit te doen heeft te maken met de manier waarop ons brein met informatie omgaat. Een plaatje zegt nou eenmaal duizend keer meer dan woorden. En een Kanban helpt jou om een complete plaat te maken van al het werk. Zien hoe het werk stroomt door het proces maakt het eenvoudiger om de status te delen en de context te begrijpen.

2. Beperk de hoeveelheid Work-In-Progress (WIP)

Als je met veel werk tegelijk bezig bent, is de kans aanzienlijk dat het lang duurt voor werk af is en dat veel werk ook onnodig stil ligt. Door de hoeveelheid werk in je proces te beperken, maak je het makkelijker om flow in je proces te krijgen. Het beperken van de hoeveelheid werk in het proces heeft nog een paar voordelen. Het steeds wisselen tussen taken en het steeds moeten her prioriteren van werk neemt hiermee af. Je krijgt dus meer focus en rust.
Daarom is het wel zaak om de hoeveelheid werk waar jij of je team mee bezig is, te maximeren. Het beperken van de hoeveelheid onderhanden werk is de manier om je Kanban steeds verder te verbeteren.

3. Maak goede procesafspraken

Voor iedere stap in het proces leggen we vast aan welke eisen het werk moet voldoen om door te mogen naar de volgende stap in het proces. Zie het als spelregels. Goede procesafspraken zijn een enorme boost voor kwaliteit en zorgen ervoor dat er weinig waste ontstaat. Een heel bekend voorbeeld is de definition of done. Dit kan je toepassen op iedere stap in het proces. Je kunt pas gaan verbeteren als je het proces echt doorleefd en zoveel mogelijk gestandaardiseerd hebt.

4. Manage de flow

Nu we weten welke stappen er zijn, hoeveel werk we in het proces willen hebben en met het team procesafspraken hebben bepaald, kunnen we de flow van het werk gaan verbeteren. Op je Kanban stroomt werk van links naar rechts. Om de flow goed te kunnen managen, zijn een paar zaken van belang.
We gaan onnodige werkvoorraden zoveel mogelijk terugdringen. Iedere werkvoorraad is namelijk een blokkade voor de flow.
Ook verzamelen we informatie over de doorlooptijd. Het mooiste is als je de doorlooptijd steeds korter kunt maken. Meten is weten en zo kan je vaststellen waar werk stil heeft gestaan.

De flow managen kan ook door zoveel mogelijk te gaan werken met pull. Dit betekent simpelweg dat werk door de volgende persoon of afdeling in het proces opgepakt wordt zodra ze er capaciteit voor hebben.

5. Implementeer feedback loops

Evalueer regelmatig en bouw feedback loops in. De Kanban methode gaat uit van evolutie. Stapsgewijze verbeteringen dus. Feedback is daarom de basis van ontwikkeling in een Kanban. Je kunt dagelijks met je team de flow van het werk bespreken in de stand up. En door regelmatig een retrospective met het team te houden, komen er ook veel zaken aan het licht die beter kunnen.

6. Verbeter gezamenlijk

Iedere feedback loop biedt het team de kans om een verbetering door te voeren. Nu we het Kanban hebben ontwikkeld, kunnen we het gaan gebruiken als hoeksteen voor continu verbeteren. Veel teams gebruiken de informatie van het Kanban om hun samenwerking te verbeteren, om kwaliteit te verhogen en de flow te verbeteren.