OKR’s vs KPI‘s. Beide begrippen hebben één ding gemeen. Het zijn allebei afkorting die vaak genoemd worden als het om prestatiemanagement gaat binnen organisaties. En waarvan het gebruik vaak ook tot verwarring leidt. Tijd dus om eens in de verschillen en overeenkomsten te duiken. Want een ambitieuze organisatie zet zowel OKR’s als KPI’s op de juiste manier in.
KPI – de maatstaf om prestaties mee te meten
KPI is de afkorting van Key Performance Indicator, een maatstaf om prestaties mee te meten van een kritische activiteit of proces. Het zijn de getallen waar je naar kijkt om de gezondheid van je organisatie in de gaten te houden en zijn per afdeling of team verschillend. Laten we als voorbeeld de doorlooptijd van een bestelling nemen.
KPI’s vertellen je daarmee hoe het gaat met (delen van) de organisatie, een product, een dienst, een proces in relatie tot een gesteld doel. KPI’s krijgen vaak een doel of target mee wat binnen een bepaalde periode gehaald moet worden. In ons voorbeeld: de target doorlooptijd is 20 dagen. De realisatie valt al een tijdje tegen en is 30 dagen.
KPI’s zijn redelijk vaststaan voor verschillende processen of teams. Zij zullen misschien in de target wel veranderen, maar de aard van het proces of het team doet dat niet. En bij kleine afwijkingen volstaat vaak een bijsturing van een team in de praktijk wel om weer op target te komen.
OKR – het framework om doelen en praktijk met elkaar te verbinden
OKR is de afkorting van Objectives and Key Results en een framework of een methode om (strategische) doelen mee te stellen en te verbinden met de praktijk. OKR’s helpen je te bepalen wat er de komende maanden het meest belangrijk is in de organisatie. Bijvoorbeeld omdat ze je vertellen wat je er moet veranderen of welk proces moet verbeteren.
Als je meer te weten wilt komen over de OKR methode, kijk dan ook even naar deze blog. Of download gratis het e-book onderaan deze post.
OKR’s doen dat door, simpel gezegd drie onderdelen samen te voegen.
De Objective
De Objective is wat je wilt bereiken. Het is een aansprekende, ambitieuze en kwalitatieve formulering van je doel. Terug naar ons voorbeeld. Stel, je organisatie krijgt vragen of klachten van klanten over de snelheid van levering van bestellingen.
Je kunt dan als objective formuleren: Eenmaal besteld, ligt ons product razendsnel bij de klant.
De Key Result
De Key Result is hoe je meet wanneer je je Objective hebt bereikt. Het is een kwantitatief en dus meetbaar.
Een Key Result bij bovenstaand voorbeeld is: We verkorten de doorlooptijd van een bestelling van 30 dagen naar maximaal 2 dagen
De initiatives
De Initiatives zijn de belangrijkste acties die je moet ondernemen om dat doel te bereiken.
Om bovenstaande waar te maken, kies je voor de bijvoorbeeld voor de volgende twee initieven om mee te beginnen:
- Een procesanalyse maken om vertragingen te vinden en op te lossen
- De tussentijdse kwaliteitscontrole aanscherpen
Een concreet voorbeeld
Laten we eens een concreet voorbeeld nemen om de dynamiek tussen KPI’s en OKR’s te illustreren. Stel, een online retailbedrijf ziet een daling in de klanttevredenheid, wat direct invloed heeft op de herhaalaankopen. De KPI in dit scenario is de “klanttevredenheidsscore”, die maandelijks gemeten wordt en een doelstelling heeft van 90%. Echter, recente rapporten tonen een daling naar 80%. Om deze trend tegen te gaan en de klanttevredenheid te verbeteren, stelt het bedrijf een OKR op. De Objective is “Verhoog de klanttevredenheid en stimuleer herhaalaankopen”, met Key Results zoals “Verhoog de klanttevredenheidsscore tot 95%” en “Verhoog het percentage herhaalaankopen met 15%”. De Initiatives omvatten het verbeteren van de klantenservice door training en het implementeren van een feedbacklus voor continue verbetering.
OKR en KPI verschilt in frequentie
De frequentie waarmee KPI’s en OKR’s worden beoordeeld en bijgewerkt, weerspiegelt hun unieke functies binnen een organisatie. KPI’s worden typisch op een continue basis gevolgd – wekelijks of maandelijks – om een real-time beeld te geven van hoe de organisatie presteert ten opzichte van zijn operationele doelen. Dit stelt teams in staat om snel bij te sturen wanneer afwijkingen worden gedetecteerd. OKR’s daarentegen, hebben een strategischer karakter en worden meestal op kwartaalbasis ingesteld en geëvalueerd. Deze langere cycli geven teams de tijd om significante vooruitgang te boeken op complexe doelen en stellen hen in staat om de richting van hun inspanningen te herzien in lijn met de algemene bedrijfsstrategie. Door deze aanpak kan het bedrijf zich flexibel aanpassen en blijven evolueren in een snel veranderende markt.
Hoe gaan OKR’s en KPI’s samen?
OKR’s en KPI’s zijn twee verschillende zaken die prima samen gaan. Dankzij je KPI’s volg je, vaak over een langere periode van tijd, de prestaties van de belangrijkste onderdelen van je organisatie. Wat nu als blijkt dat een prestatie achterblijft bij de doelstelling? Of als er een verandering doorgevoerd moet worden. Of de focus op een innovatie moet liggen? Dan is een OKR een prachtig instrument om in te zetten.
De Objective geeft richting en biedt inspiratie en de Key Result is de betreffende KPI die achterblijft. De initiatieven zijn de acties die je doet om de prestaties weer on track te krijgen. Binnen een ambitieuze organisatie gaan OKR’s en KPI’s heel goed samen. Ze hebben hun eigen plek én versterken elkaar.
Tot slot
De combinatie van OKR’s en KPI’s binnen een organisatie biedt een krachtig raamwerk voor zowel lange-termijn strategische planning als kortetermijn operationele controle. KPI’s geven de dagelijkse en wekelijkse gezondheid van het bedrijf weer, terwijl OKR’s organisaties helpen zich te richten op hun meest ambitieuze doelen. De sleutel tot succes ligt in het effectief inzetten van beide methoden om niet alleen prestaties te meten, maar ook om inspiratie en richting te geven aan het hele team. Door deze twee systemen in harmonie te laten werken, kunnen organisaties hun potentieel maximaliseren, innovatie stimuleren, en een duurzame groei waarborgen.
Wellicht vind je dit ook interessant
-
Case study – OKR Implementatie
Succesvolle OKR implementatie bij multinational OKR’s organisatie breed, in een internationale context implementeren kan een uitdaging zijn. In deze case…
-
Verschillen input, output, outcome
Van Input naar Output en Outcome Het is ontzettend belangrijk om te weten wat je wilt bereiken en hoe je dit kunt meten. Maar om echt succesvol te zijn, moet je niet alleen weten hoeveel input en output er is, maar ook het uiteindelijke effect van wat je doet. Het draait immers om de impact…
-
Hoe bepaal je de juiste Objectives?
Een veel gehoorde vraag. Zowel in OKR trainingen als bij de voorbereiding op de volgende OKR cyclus. Het bepalen van de juiste onderwerpen waar je je Objectives op gaat schrijven, kan een uitdagende vraag zijn. En alhoewel er geen verkeerde keuzes zijn, kan het wel van invloed zijn op de impact die je in een cyclus wilt maken. Hoe…