OKR en KPI: verschillen en overeenkomsten

Waarom de OKR en KPI verschillen ertoe doen

Misschien gebruik je binnen je organisatie al KPI’s, of ben je juist benieuwd naar wat OKR’s voor je team kunnen betekenen. In beide gevallen is het waardevol om stil te staan bij de OKR en KPI verschillen – niet als theoretische oefening, maar om bewuster te sturen op wat jouw organisatie écht nodig heeft. Want pas als je het onderscheid scherp hebt, kun je beide instrumenten effectief inzetten: het één om prestaties te monitoren, het ander om richting en verandering te stimuleren.
In de volgende alinea’s duiken we daarom eerst kort in wat OKR’s en KPI’s precies zijn, voordat we hun verschillen én raakvlakken verder verkennen

KPI – de maatstaf om prestaties mee te meten

KPI is de afkorting van Key Performance Indicator,  een maatstaf om prestaties mee te meten van een kritische activiteit of proces. Het zijn de getallen waar je naar kijkt om de gezondheid van je organisatie in de gaten te houden en zijn per afdeling of team verschillend. Laten we als voorbeeld de doorlooptijd van een bestelling nemen.

KPI’s vertellen je daarmee hoe het gaat met (delen van) de organisatie, een product, een dienst, een proces in relatie tot een gesteld doel. KPI’s krijgen vaak een doel of target mee wat binnen een bepaalde periode gehaald moet worden. In ons voorbeeld: de target doorlooptijd is 20 dagen. De realisatie valt al een tijdje tegen en is 30 dagen.

KPI’s zijn redelijk vaststaan voor verschillende processen of teams. Zij zullen misschien in de target wel veranderen, maar de aard van het proces of het team doet dat niet. En bij kleine afwijkingen volstaat vaak een bijsturing van een team in de praktijk wel om weer op target te komen.

OKR – het framework om doelen en praktijk met elkaar te verbinden

OKR is de afkorting van Objectives and Key Results en een framework of een methode om (strategische) doelen mee te stellen en te verbinden met de praktijk. OKR’s helpen je te bepalen wat er de komende maanden het meest belangrijk is in de organisatie. Bijvoorbeeld omdat ze je vertellen wat je er moet veranderen of welk proces moet verbeteren.

Als je meer te weten wilt komen over de OKR methode, kijk dan ook even naar deze blog. Of download gratis het e-book onderaan deze post.

OKR’s doen dat door, simpel gezegd drie onderdelen samen te voegen.

De Objective

De Objective is wat je wilt bereiken. Het is een aansprekende, ambitieuze en kwalitatieve formulering van je doel. Terug naar ons voorbeeld. Stel, je organisatie krijgt vragen of klachten van klanten over de snelheid van levering van bestellingen.

Je kunt dan als objective formuleren: Eenmaal besteld, ligt ons product razendsnel bij de klant.

De Key Result

De Key Result is hoe je meet wanneer je je Objective hebt bereikt. Het is een kwantitatief en dus meetbaar.

Een Key Result bij bovenstaand voorbeeld is: We verkorten de doorlooptijd van een bestelling van 30 dagen naar maximaal 2 dagen

De initiatives

De Initiatives zijn de belangrijkste acties die je moet ondernemen om dat doel te bereiken.

Om bovenstaande waar te maken, kies je voor de bijvoorbeeld voor de volgende twee initieven om mee te beginnen:

1. Een procesanalyse maken om vertragingen te vinden en op te lossen
2. De tussentijdse kwaliteitscontrole aanscherpen

OKR en KPI verschillen in frequentie

De frequentie waarmee KPI’s en OKR’s worden beoordeeld en bijgewerkt, weerspiegelt hun unieke functies binnen een organisatie. KPI’s worden typisch op een continue basis gevolgd – wekelijks of maandelijks – om een real-time beeld te geven van hoe de organisatie presteert ten opzichte van zijn operationele doelen. Dit stelt teams in staat om snel bij te sturen wanneer afwijkingen worden gedetecteerd. OKR’s daarentegen, hebben een strategischer karakter en worden meestal op kwartaalbasis ingesteld en geëvalueerd. Deze langere cycli geven teams de tijd om significante vooruitgang te boeken op complexe doelen en stellen hen in staat om de richting van hun inspanningen te herzien in lijn met de algemene bedrijfsstrategie. Door deze aanpak kan het bedrijf zich flexibel aanpassen en blijven evolueren in een snel veranderende markt.

Zoals ook helder wordt uitgelegd op WhatMatters.com, ligt het verschil tussen KPI’s en OKR’s vooral in hun doel: KPI’s meten prestaties, terwijl OKR’s beweging en verandering stimuleren

Hoe gaan OKR’s en KPI’s samen?

OKR’s en KPI’s zijn twee verschillende zaken die prima samen gaan. Dankzij je KPI’s volg je, vaak over een langere periode van tijd,  de prestaties van de belangrijkste onderdelen van je organisatie. Wat nu als blijkt dat een prestatie achterblijft bij de doelstelling? Of als er een verandering doorgevoerd moet worden. Of de focus op een innovatie moet liggen? Dan is een OKR een prachtig instrument om in te zetten.

De Objective geeft richting en biedt inspiratie en de Key Result is de betreffende KPI die achterblijft. De initiatieven zijn de acties die je doet om de prestaties weer on track te krijgen. Binnen een ambitieuze organisatie gaan OKR’s en KPI’s heel goed samen. Ze hebben hun eigen plek én versterken elkaar.

Volgens Atlassian helpt het om OKR’s te zien als het ‘waarom en waartoe’, terwijl KPI’s fungeren als een dashboard van het ‘hoe goed’ – beide onmisbaar, maar met een andere rol.