Wat is lean?

Wat is lean?

Lean is, simpel gezegd, een filosofie die grotendeels is ontwikkeld om klantwaarde te maximaliseren door verspillingen te elimineren en een cultuur van continue verbetering op te bouwen. Het begrip lean management omvat de manier waarop de lean-implementatie of -uitwerking wordt gemanaged. De lean-methodiek, ook wel bekend als ‘lean thinking’, creëert kaders voor een nieuwe manier van werken die begint bij anders denken. De toegevoegde waarde van lean is dat de werkzaamheden uiteindelijk in één keer, zonder verspillingen, kan worden uitgevoerd.

De implementatie van lean is erop gericht om de totale kosten, voor bijvoorbeeld een productieproces, te reduceren. Wanneer lean goed wordt geïmplementeerd, zullen de bedrijfsresultaten op den duur worden verbeterd, wat zich weer vertaalt naar een continue verbetering van je organisatie. In het derde jaar zal je organisatie immers beter kunnen omgaan met de lean-principes dan in het eerste jaar. Een continu proces van testen, analyseren en optimaliseren dus.

Dat lean werkt, blijkt wel uit de volgende cijfers. Wanneer bedrijven lean juist implementeren, neemt de gemiddelde doorlooptijd namelijk af tot 75 procent, stijgt de leverbetrouwbaarheid gemiddeld van 65 naar 95 procent, neemt het aantal klachten/fouten af met 80 procent en dalen de totale kosten tot wel 40 procent. Nou, als dat geen overtuigende cijfers zijn, dan weet ik het ook niet meer. 

Maar zoals reeds aangegeven, bestaat lean al een flinke poos. Maar hoe is het ontstaan, hoe werd het vroeger toegepast en zijn de principes van lean altijd hetzelfde gebleven, of is er in de loop van de jaren veel veranderd?

Waar komt lean vandaan?

De lean-methode komt van oorsprong uit Japan. Hier richtte ene Sakichi Toyoda halverwege de jaren ‘20 een bedrijf op dat we tegenwoordig nog kennen. En ik zie je denken: Toyoda, die naam komt me wel enigszins bekend voor. Nou, dat kan kloppen. Deze man is namelijk de voorvader van het merk dat we anno 2018 kennen als Toyota. Echter, in 1926 heette het bedrijf ‘Toyota Automatic Loom Works’ en werkte het volgens de Jidoka-principes − wat inhield dat er werd getracht om defectvrij te produceren.

Omdat de Japanse auto-industrie destijds te klein was voor de massaproductie zoals we die kennen van Ford, werd er voor de productie van Toyota een alternatief gezocht. Dit alternatief werd uiteindelijk het Toyota Productie Systeem (TPS), wat we tegenwoordig kennen als de lean-filosofie − alleen net in een ander jasje. De basis voor het zogeheten TPS-systeem bestaat uit de vier P’s:

1. Problem solving: het continue leren en het optimaliseren van de diensten en productieprocessen.
2. People and partners: werk samen, respecteer elkaar, daag elkaar uit en wees transparant in alles wat je doet.
3. Proces: elimineer verspilling.
4. Philosophy: langetermijndenken.

Toyota als basis voor lean

Deze vier pijlers fungeren tot op de dag van vandaag als de basis van Toyota. Maar de bedenkers van deze werkwijze hebben het begrip ‘lean’ nooit in de mond genomen. Dat werd namelijk voor de eerste keer gedaan door John Krafcik, die in zijn masterscriptie het begrip ‘lean’ voor de allereerste keer aanhaalde. Op basis van deze masterscriptie zijn een Engelsman en een Amerikaan, Dan Jones en Jim Womack, het begrip lean verder gaan uitwerken, om het uiteindelijk aan het ‘Westen’ te presenteren. De twee deden namelijk een diepgaand onderzoek naar het verschil in effectiviteit en productiviteit tussen verschillende automerkfabrieken.

Het boek dat zij over dit onderzoek schreven heet “The Machine that Changed the World” en geeft argumenten waarop de TPS-methodiek de ideale bedrijfscultuur en -structuur waarborgt. In het vervolgdeel, genaamd “Lean Thinking”, gaan zij in op de bijzonderheden van de methodiek van Toyota en geven ze aan waarom lean voor diverse sectoren veel toegevoegde waarde kan hebben. The more you know, toch?

Hoe wordt lean vandaag de dag ingezet

Maar uiteraard veranderen de tijden, en daarmee vaak ook de modellen. Het bijzondere aan ‘lean thinking’ is dat het grotendeels nog hetzelfde is als hoe het vroeger werd uitgevoerd. Alleen de manier van implementeren is flink op de schop gegaan. Er zijn tegenwoordig immers veel meer technologische ontwikkelingen, andere managementstructuren and so on. Lean wordt tegenwoordig dan ook vaak geïmplementeerd middels uitgebreide trainingen voor alle bestuurslagen en een professionele begeleiding gedurende het traject.

De toegevoegde waarde van een succesvolle lean-implementatie kan echt heel groot zijn. Zo zal een juiste toepassing van lean binnen jouw organisatie zorgen voor de volgende verbeteringen:

1. Een betere klantgerichtheid en dus een hogere waardering van je klanten.
2. Een snellere dienstverlening door geoptimaliseerde werkprocessen en kortere doorlooptijden.
3. Continue verbetering door consequent te werken aan de oriëntatie op leren.
4. Een efficiëntere manier van werken doordat verspilling wordt geëlimineerd (wat ook weer resulteert in flinke kostenbesparing).
5. De ontwikkeling van de gezamenlijke professionaliteit zal worden verbeterd, waardoor uiteindelijk de kwaliteit zal toenemen.

Het overstappen naar de lean-methodiek kan je organisatie dus een enorme boost geven. Zowel op het gebied van je klanttevredenheid en productkwaliteit, als op de mate van verspilling. Maar het is niet een verandering die je zo een-twee-drie doorvoert. Het vereist grondige trainingen en betrokken begeleiding om het hele proces in goede banen te leiden.