Hoe bouw je aan een High Performance Team?

Wat is een High Performance Team?

Een van de meest aansprekende definities, en één die heel goed aansluit op ervaringen uit de praktijk, is die van Katzenbach, J. R., & Smith, D. K. − afkomstig uit het boek the Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization:

“Een High Performance Team is een team met een beperkt aantal teamleden met aanvullende vaardigheden en persoonlijkheden. Het team is gecommitteerd aan een gedeelde purpose, concrete resultaten en aanpak waarvoor zij zichzelf wederzijds verantwoordelijk houden. Daarnaast zie je ook dat teamleden zich verantwoordelijk voelen voor de persoonlijke groei en het succes van anderen in het team.”, aldus Katzenbach, J. R., & Smith, D. K. (1993).

Wanneer zo’n autonoom en hecht team keer op keer boven zichzelf uitstijgt, zullen er consistent betere resultaten worden geboekt dan wanneer de werkzaamheden door groepen van medewerkers worden uitgevoerd. Iets wat we in de praktijk maar al te vaak tegenkomen. Een zwakke prestatiecultuur en een gebrek aan vertrouwen en veiligheid zijn daarbij veelvoorkomende valkuilen.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een High Performance Team?

Dankzij uitgebreide ervaring in het vormen van High Performance Teams, zijn we goed bekend met de algemene kenmerken die deze teams bezitten. Laten we deze kenmerken eens nader bekijken:

1. Teams zijn beperkt in aantal teamleden – onze ervaring is dat teams niet groter zijn dan 8-10 personen. Klein genoeg voor open en frequente communicatie en groot genoeg om kwetsbaarheden te kunnen opvangen. Kleinere teams maken interactie tussen alle teamleden ook makkelijker.
2. Performance driven – neem het groeipad uit onze case als voorbeeld. Doelen zijn helder, eenvoudig en meetbaar en tegelijkertijd ambitieus. Teams bespreken periodiek, en met de juiste mensen, de gerealiseerde prestaties en nemen tijdig actie als de realisatie dreigt te blijven bij de doelstelling.
3. Autonoom en empowered – High Performance Teams zijn vaak multidisciplinair, wat inhoudt dat persoonlijkheden en vaardigheden elkaar aanvullen. De verantwoordelijkheid ligt bij het hele team, waardoor zulke teams sterk zijn in besluitvorming. Des te betrouwbaarder de teams zijn, des te meer bevoegdheden ze krijgen.
4. Gedeelde aanpak – duidelijkheid en transparantie is een van de sleutels tot succes. De aanpak is concreet, gedragen door iedereen en stelt ieder teamlid in staat evenredig bij te dragen. Teams maken volop gebruik van middelen om de teamprestaties en individuele prestaties te evalueren.
5. Betekenisvolle purpose – de purpose vormt een diepere, verdergaande ambitie dan alleen de prestatiedoelen. Het gaat in op de vraag waarom het team bestaat en hoe het team een positieve bijdrage wil leveren aan alle stakeholders.
6. Persoonlijke groei – teamleden zijn open en eerlijk over de persoonlijke drive en doelen en maken actief gebruik van mogelijkheden om zich te bekwamen in hun werk.
7. Wederzijdse verantwoordelijkheid – ieder teamlid voelt zich persoonlijk verantwoordelijk voor het succes van het team en de norm is elkaar hierop aan te mogen spreken.

Het is echter een misverstand dat alleen teams met de beste talenten high performing kunnen worden. Teams met medium performers behalen vaak betere resultaten dan High Performance Team. Maar uit welke spelers je team ook bestaat, het opzetten van zo’n team gaat veel investeringen vergen. We weten nu dan ook de algemene kenmerken, maar waar begin je eigenlijk?

Hoe leg je de basis voor een High Performance Team?

Net zoals een flatgebouw, dient een High Performance Team een zeer stevige fundering te hebben. Anders stort de boel immers als een kaartenhuis in elkaar. Die stevige fundering leg je door met één team klein te beginnen en vanuit daar verder te bouwen. De realiteit leert ons dat het opzetten van een High Performing Team een uitdagende taak is. Net als de auteurs in het boek beschrijven, hebben we positieve ervaringen met een paar benaderingen waaruit je kunt kiezen als je met je teams aan de slag gaat

Duidelijkheid over noodzaak en richting – het startpunt van een High Performance Team is duidelijkheid over noodzaak en richting. De beste opdrachten aan teams geven laat de ruimte aan de teamleden om zelf hun purpose, doelen en aanpak te bepalen. Om elkaar te leren kennen, is het goed om persoonlijke verhalen te vertellen en te werken aan een gedeelde purpose. Een gezamenlijke case zou hierna een goede vervolgstap zijn. Zo kun je kijken wie sterk is op welke positie, hoe de groepsdynamiek is en welke resultaten er worden geboekt.

Samenstelling en teamafspraken – het is belangrijk om jezelf bij de start af te vragen of het team de juiste samenstelling en omvang heeft. De ervaring leert namelijk met ieder extra teamlid, de kans op miscommunicaties evenredig toeneemt. Maak duidelijke teamafspraken en geef aan welk groepslid welke taken oppakt en welke ze los moeten laten. Door dit gezamenlijk te doen, leert iedereen wie welke taken uitvoert en bij wie men kan aankloppen als er iets moet gebeuren. Daarnaast geven teamafspraken aan welk gedrag wel en welk gedrag niet past binnen het team.

Dit proces is te versnellen door van teams een paar kortetermijn-acties en resultaten te verlangen. Hiermee stimuleer je teams om vol energie te gaan werken. Zo leert het team elkaar kennen en komt ieder lid erachter wat zijn taken zijn. Dit is geen taak die een-twee-drie afgestreept kan worden. Het ene team heeft een maand nodig om voor een soepele samenwerking, het andere team drie. Heb geduld en stuur bij waar nodig.

Ga voor de lange termijn – laat het team langdurig met elkaar samenwerken, zodat iedereen goed aan elkaar gewend raakt. Zorg dan ook voor een goede leergeschiedenis: pak de tijd om uitdagingen, oplossingen en uiteindelijke resultaten te noteren. Op deze manier kan het huidige team, maar ook eventuele nieuwe teams binnen je organisatie, hiervan leren.

Het vieren van successen – vier ieder behaald succes en draag dit ook uit. Maak het succes zichtbaar en laat het de teamleden voelen. Beloon ze ook vooral. Wanneer teamleden trots zijn om in een goed team te zitten, zullen ze nog beter gaan presteren. Blije teams zijn blije klanten.

Het is belangrijk om bij het formuleren van doelen en het meten van prestaties onderscheid te maken tussen input, output en outcome. Input is wat je erin stopt, output is wat je eruit haalt en outcome is het effect daarvan. Het is belangrijk om te meten wat het uiteindelijke effect is van de activiteiten die je onderneemt, en niet alleen te kijken naar wat er direct uit voortkomt. Door dit onderscheid goed te begrijpen en toe te passen kun je beter sturen op de gewenste resultaten en zo uiteindelijk succesvoller zijn in wat je doet.