Succesvolle OKR implementatie bij multinational

OKR’s organisatie breed, in een internationale context implementeren kan een uitdaging zijn. In deze case study lees je hoe we een OKR implementatie hebben aangepakt

Groeien met impact.

Change

Leiderschap

Opdracht OKR Implementatie

Opdrachtgever is een multinational in de online retail met activiteiten verspreidt over verschillende delen van de wereld. De organisatie heeft de wind in de zeilen, is stormachtig gegroeid in business en mensen en heeft de ambities dit de komende jaren te blijven doen. Door de snelle groei is er ook een aantal onderwerpen die nu echt aangepakt moeten worden om dit waar te kunnen maken. De opdrachtgever wilt een aantal verbeteringen doorgevoerd zien:

– De strategie moet op iedere niveau duidelijk zijn en leidend voor de doelstellingen en prioriteiten
– De aanpak moet leiden tot minder projecten en een snellere implementatie van verbeteringen
– Er moet een robuuste werkwijze komen om tussentijds de voortgang op resultaten te volgen en te kunnen bijsturen
– Er moet een eenduidige aanpak komen tussen alle bedrijfsonderdelen om samenwerking en communicatie te vereenvoudigen
– De aanpak moet de top 50 leidinggevenden van het bedrijf ondersteunen in hun ontwikkeling

Aanpak OKR Implementatie

Om deze ambities waar te maken is gekozen voor een OKR implementatie aan de hand van een roadmap. Stapsgewijs wordt de aanpak ontwikkeld, geïmplementeerd en verfijnd.

De eerste stap in de implementatie betrof een aanscherping van de organisatie strategie. Samen met de board is in een aantal sessies het strategische startpunt verder aangescherpt en zijn de belangrijkste strategische thema’s voor de komende jaren uitgewerkt.

OKR fundament

Aan de hand van deze strategische thema’s is een breakdown gemaakt van de belangrijkste onderwerpen. Vanuit alle onderdelen van de organisatie kunnen hier stappen in gemaakt worden. Dit werden de topline OKR’s en dienden voor iedereen als ankerpunt om hun eigen OKR’s op af te stemmen.

Om de OKR aanpak echt tot een eigen Way-of-Working te maken, is een groep medewerkers getraind in OKR’s. Samen met hen is het framework in een aantal cycli aangescherpt en verfijnd. Op deze manier kreeg de opdrachtgever een aanpak die volledig paste bij de organisatie.

OKR’s opschalen

In de volgende stappen in de implementatie zijn de lagen onder de top 50 meegenomen in de OKR aanpak. Hiervoor is een OKR e-learning ontwikkeld en een aantal workshop. Daarnaast is er voor gekozen om de OKR’s vast te leggen en 2 wekelijks via OKR check-ins op te volgen met een organisatie brede software oplossing. Hiermee is er voor iedereen transparantie over niet alleen eigen onderwerpen, maar ook over de mogelijkheid om de krachten te bundelen en samenwerking te vinden met collega’s uit andere organisatiedelen.

Om de verbinding tussen leiders en de bekendheid met de strategie verder te versterken, heeft de opdrachtgever ervoor gekozen om ieder half jaar een leadership summit te houden. Hier worden de belangrijkste ontwikkelingen besproken en krijgt iedereen een update op wijzigende prioriteiten. Ook komen onderwerpen aan bod die met de ontwikkeling van het leiderschapsteam te maken hebben.

OKR’s borgen

Om een OKR way of working te borgen, is het belangrijk dat alle kern onderdelen ondergebracht zijn bij medewerkers van de eigen organisatie. Daarom is er een interne OKR squat in het leven geroepen die toeziet op dat alle stappen uit de DARE-OKR proces op tijd en door de juiste stakeholders worden gedaan. Deze OKR masters zorgen ook voor een harmonisatie van de aanpak tussen alle bedrijfsonderdelen door periodiek hierover in gesprek te zijn. Ook is ervoor gezorgd dat er een logische verbinding bestaat tussen het OKR proces en andere belangrijke processen, zoals project portfolio management en de jaarlijkse HR performance gesprekken met medewerkers.

Resultaat OKR implementatie

Door te kiezen voor een organisatie brede OKR implementatie heeft de opdrachtgever een aantal belangrijke resultaten behaald. Het waarmaken van de strategie is nu echt van iedereen in de organisatie geworden en niet meer iets waar alleen de board druk mee is. De communicatie over de strategie-executie, prioriteiten en richting is sterk verbeterd. Daarnaast is het aantal projecten nodig om resultaten te halen, sterk teruggebracht en sluiten de activiteiten beter aan bij de strategische thema’s. Hierdoor krijgen onderwerpen die lastig zijn, wel de aandacht die ze echt nodig hebben en worden er essentiële doorbraken gemaakt. Ook zijn er stappen gemaakt met het leiderschapsteam. Door met OKR’s aan de slag te gaan, door de leadership summits en de workshops, is de onderlinge communicatie verbeterd en worden leiders veel gerichter getraind en ontwikkeld.