Zo voer je een Change Impact Analyse uit

Waarom een Change Impact Analyse gebruiken?

De resultaten van een Change Impact Analyse (CIA) zijn vooral belangrijk bij het ontwikkelen van de juiste change implementatie aanpak. Laten we enkele van de voornaamste redenen bekijken waarom organisaties CIA zouden moeten toepassen:

Organisatiegroei centraal houden in elke verandering: Hoewel stagnatie zeker zal leiden tot de langzame dood van een organisatie, wordt het ook niet aanbevolen om zaken te veranderen omwille van verandering. Uiteindelijk moet elke verandering die een organisatie doorvoert leiden tot groei. Als dat niet zo is, dan is het geen verandering die het waard is om te maken. Je kunt een aantal wijzigingen hebben die je wilt doorvoeren, maar het uitvoeren van CIA zorgt ervoor dat alleen de wijzigingen worden aangebracht die nodig zijn voor de groei van de organisatie.

Risico’s identificeren en begrijpen: er bestaat niet zoiets als een risicovrije organisatieverandering. Simpel gezegd, met verandering komen risico’s, maar het is alleen als je weet wat de risico’s zijn dat je ermee om kunt gaan. CIA helpt organisaties bij het identificeren van de risico’s die kunnen ontstaan zodra een verandering of een reeks wijzigingen is geïmplementeerd. Zodra je de potentiële risico’s hebt geïdentificeerd, kan je ze begrijpen en de nodige stappen ondernemen om ze te beperken.

Strategieën ontwikkelen voor succesvolle implementatie van veranderingen: CIA gaat niet alleen over het identificeren van risico’s. Het is ook een handig hulpmiddel voor verandermanagement, dat draait om het ontwikkelen van strategieën voor het implementeren van geplande veranderingen door potentiële valkuilen te verzachten. Als een organisatie bijvoorbeeld wilt uitbreiden, is er de infrastructuur om te bouwen en werknemers om in te huren en op te leiden. De CIA kan organisaties helpen om niet alleen te bepalen wat er moet gebeuren, maar ook hoe het moet gebeuren.

Mogelijke uitkomsten van een CIA

Een CIA-proces heeft tal van uitkomsten, we nemen de belangrijkste in deze sectie door.

Nieuwe taken integreren met bestaande taken: verandering vereist vaak dat verschillende delen van een organisatie nieuwe taken en verantwoordelijkheden uit gaan voeren. Maar dat betekent niet dat bestaande taken zomaar overboord kunnen gaan. Een van de belangrijkste voordelen van de CIA is het bepalen van de volgorde waarin de nieuwe taken moeten worden uitgevoerd om de geplande wijzigingen te laten plaatsvinden. Tegelijkertijd is er ook veel nadruk op het integreren van de nieuwe taken met bestaande taken zonder overmatige druk op werknemers uit te oefenen.

Het berekenen van de middelen die nodig zijn om veranderingen door te voeren: Het idee van verandering is gratis, maar om het te realiseren, heeft een organisatie middelen nodig. De CIA moet het resourceaspect opnemen, omdat het helpt bij het berekenen van de kosten die gepaard gaan met het doorvoeren van organisatorische veranderingen. Het zorgt er ook voor dat er geen onderbesteding of overbesteding is.

Constante communicatie met belanghebbenden: Niemand in een organisatie vindt het leuk wanneer wijzigingen zonder voorafgaande kennisgeving worden doorgevoerd. Daarom staat eerlijke en transparante communicatie centraal in het CIA-proces. Simpel gezegd, alle belanghebbenden moeten zich bewust zijn van wat er aan de hand is. Er moet ook een gemeenschappelijk platform zijn waar de belanghebbenden met elkaar kunnen communiceren om kwesties te bespreken en vragen te stellen. Dit zou ervoor zorgen dat de organisatie en alle betrokkenen bij het uitvoeren ervan op één lijn zitten.

• Mitigatiemaatregelen: door het uitvoeren en continu finetunen van een CIA zal een meer gedetailleerde reeks acties worden geformuleerd om risico’s te beperken en delen van het bedrijf met succes te veranderen. En door stakeholders bij de CIA te betrekken, wordt overdacht van eigenaarschap van deze acties van het veranderteam naar verschillende stakeholders in een organisatie gemakkelijker gemaakt.

CIA in de praktijk

De voordelen voor het doen van een CIA zijn legio. Het je zal ondersteunen bij het ontwikkelen van betere veranderingsstrategieën, het verbeteren van de betrokkenheid van belanghebbenden en het vinden van op maat gemaakte oplossingen voor misschien complexe situaties. Op basis van bovenstaande mag je concluderen dat de CIA een vast onderdeel zou moeten zijn van ieder verandertraject. Toch is dat nog niet altijd het geval. Onbekendheid met het hulpmiddel of het idee dat het een tijdrovende oefening is leidt er toe dat deze essentiële stap nog weleens wordt overgeslagen.  Maar voor middelgrote en grote organisaties kan de CIA veel opleveren.

Simpel gezegd, hoe groter de organisatie, hoe groter het rimpeleffect zal zijn van elke vorm van organisatieverandering. En des te belangrijker de juiste keuzes zijn in de implementatiefase.